ЕИС 16.3: настройка рабочего процесса
Изменения ЕИС стоит распределить между сотрудниками по их операциям. Официальное описание версии показывает, где изменились поля, проверки и порядок просмотра документов.
ЕИС работает на версии 16.3, а Казначейство разместило описание доработок по отдельным подсистемам. Для заказчика это повод пройти обычный маршрут документа от подготовки до исполнения контракта и определить, кто отвечает за изменившиеся действия. Инструкции к каждому блоку доступны по путям, указанным в официальном сообщении.
Начать можно с подготовки плана-графика. Проверка документа теперь выполняется без ожидания на том же экране: после её запуска сотрудник может перейти в другой реестр. Итог обозначается статусом плана-графика, ход и результат сопровождаются уведомлениями. В рабочем процессе стоит предусмотреть возвращение к этому результату перед следующими действиями с документом.
Сотруднику, который готовит дополнительное соглашение, нужно заранее выяснить, какая часть объекта закупки уже заактирована. В версии 16.3 появились проверки изменения реквизитов, влияющих на сумму по частично принятой позиции. ЕИС сообщает о необходимости выделить незаактированный остаток в отдельный объект. Подготовку соглашения удобно связать с проверкой последней приёмки по соответствующей позиции.
Сведения об исполнении
Отдельный участок работы касается данных о субподрядчиках и соисполнителях из числа СМП и СОНКО. Для контракта с неопределённым объёмом показатель такого привлечения в реестре теперь заполняется только процентом от максимального значения цены. Прежде чем передавать карточку на подписание, сотруднику следует убедиться, что сведения подготовлены в этом формате.
Ответственный за приёмку со стороны заказчика встретит уточнённое название поля даты получения товаров, оказания услуг или выполнения работ. Поставщику доступен единый хронологический список документов в рамках этапа, включая исправления. При обмене замечаниями стороны могут ссылаться на конкретный исходный документ и просматривать связанную с ним цепочку.
Для малых контрактов по пунктам 4 и 5 части 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ расширена работа со сведениями о неустойках и денежными обязательствами. Автоматическое заполнение номера обязательства в документах о приёмке и выбор обязательства по авансу относятся к разным операциям. Сотрудникам контрактной службы и финансового подразделения стоит сверить, какие сведения каждый передаёт при исполнении такого контракта.
Инструкции и обмен с внешней системой
Казначейство направляет пользователей в Базу знаний личного кабинета, где блоки «Закупки малого объёма» и «Реестр контрактов» имеют собственные руководства. Подразделение, которое ведёт документы приёмки, может открыть раздел реестра документов об исполнении. Порядок изменения позиции контракта описан в материалах о дополнительных соглашениях.
При обмене с внешней системой разработчикам нужны актуальные форматы и способы передачи информации. Казначейство указывает на Альбом ТФФ в разделе «Документы» официального сайта ЕИС. Если закупочная информация поступает из учётной программы, ответственному за интеграцию следует сверить её обмен с требованиями версии 16.3 и выяснить, какие проверки проходят сведения при приёме системой.